Code de conduite du groupe d'entreprises Handtmann
Au sein du groupe d’entreprises Handtmann, nous ne voulons pas seulement fournir d’excellents produits et services. Notre comportement doit également être irréprochable en toutes circonstances. Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ? Comment se comporter correctement, surtout dans des situations délicates ? Afin de vous aider dans cette démarche, nous avons récapitulé les principales règles dans le « Code de conduite Handtmann ». Il s’applique à tous les collaborateurs.
Le code de conduite Handtmann se fonde sur les valeurs de la famille Handtmann et du groupe d’entreprises Handtmann, ainsi que sur des réglementations déjà existantes. Dans ce cadre, nous nous sommes limités aux points fondamentaux. Vous trouverez des informations complémentaires dans les directives ou procédures existantes.
Le modèle du bon commerçant a été déterminant pour nous. Partant de ce modèle, le code définit des comportements concrets.
Nous voulons ainsi vous donner une orientation dans les situations difficiles et vous sensibiliser aux comportements éventuellement problématiques. Si une situation n’est pas clairement réglée pour vous, je vous invite à aborder le sujet avec votre supérieur hiérarchique ou le service des ressources humaines.
Le comportement de chaque collaborateur du groupe d’entreprises Handtmann influe considérablement sur la réputation de notre entreprise. C’est pourquoi nous attendons de votre part que vous soyez conscient de cette responsabilité et que vous agissiez à tout moment en conformité avec ce code. Ainsi, vous pouvez non seulement éviter des dommages à l'entreprise, mais vous êtes également protégé contre des conséquences désagréables.
Nous respectons les lois des pays où nous opérons. Cela correspond à nos valeurs fondamentales et s'applique quelles que soient les sanctions prévues par les lois.
Les actions illégales mettent en danger les intérêts de notre entreprise, car elles peuvent entraîner une grave perte de réputation, des poursuites pénales, des dommages et intérêts et des pertes de contrats.
Les collaboratrices et collaborateurs commettant des actes illégaux sont passibles de poursuites pénales. Un comportement conforme à la loi sert donc à protéger aussi bien les employés que l’entreprise. Cela est particulièrement vrai dans les pays où les poursuites pénales ne respectent pas toujours les principes de l'État de droit.
L’ensemble des collaboratrices et collaborateurs sont tenus de s’informer sur les lois et dispositions en vigueur dans leur domaine de responsabilité et les règles internes à l’entreprise et de les respecter.
En cas de doute, adressez-vous au service compétent ou à votre supérieur hiérarchique.
En tant qu’entreprise mondiale, nous sommes actifs sur un marché international et dans un environnement multiculturel. Nous considérons la diversité des personnes comme un enrichissement. Nous respectons et protégeons la dignité humaine et les droits personnels de chacun. Nous nous engageons pour des relations empreintes de respect, d'honnêteté et de confiance. Les cadres dirigeants, les représentants des travailleurs et les collaborateurs sont conscients de leur responsabilité et de leur rôle de modèle.
Pour le groupe d'entreprises Handtmann, le respect des droits de l’homme reconnus au niveau international est à la base de toutes les relations commerciales. En outre, nous adhérons aux principes de base des normes fondamentales du travail de l'Organisation internationale du travail (ILO).
Nous nous engageons en faveur de l'égalité des chances. Nous ne tolérons aucune inégalité de traitement ni aucun dénigrement fondé sur le sexe, la nationalité, l'origine ethnique, la culture, la religion ou les convictions, l'identité sexuelle, l'âge, la constitution physique, l'apparence ou tout autre motif relevant de l'interdiction de discrimination de l'article 14 de la Convention européenne des droits de l'homme.
Nous travaillons en toute confiance avec les représentants des travailleurs.
L'interdiction de toute forme de travail forcé et de travail des enfants est respectée. Toute prestation de travail au sein du groupe d'entreprises doit être fournie de manière volontaire. Nos collaborateurs ont le droit à la liberté d'association et à la négociation collective.
Nous veillons à une rémunération adéquate de nos collaborateurs, garantissons le salaire minimum légal au niveau national et respectons le temps de travail maximal légal dans l’État concerné. Nous respectons l'égalité de rémunération entre hommes et femmes pour un travail de même valeur et de même durée.
Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu’ils respectent les principes de ce code de conduite, ainsi que nos « Standards de durabilité pour les fournisseurs » et qu’ils se conforment à toutes les dispositions légales.
Nous respectons les lois qui protègent la concurrence loyale et ne nous entendons pas avec nos concurrents sur notre comportement concurrentiel.
Il est notamment interdit de s'entendre sur les prix et les conditions, de se répartir les marchés et les régions, de se répartir les clients et de coordonner les stratégies de développement de l'offre ou de production. À cet égard, non seulement les accords explicites sont interdits, mais aussi les pratiques concertées. Dès lors, l’échange d’informations avec des concurrents qui peut servir de base à de telles pratiques concertées (p. ex. prix, coûts, marges, conditions, clients, capacités de fabrication, etc.) est interdite. Les infractions à ces interdictions font systématiquement l’objet de poursuites par les autorités antitrust et peuvent entraîner des sanctions mettant en péril l'existence de l'entreprise et des sanctions personnelles pour le collaborateur concerné.
Les comportements de corruption sont interdits et passibles de sanctions. Cela est le cas lorsque des avantages personnels sont demandés, acceptés, proposés ou accordés en échange d'un traitement préférentiel lors de la préparation, de l'attribution ou de l'exécution d'une commande. Les comportements de corruption sont à proscrire en toutes circonstances. Nous n'offrons pas, ne sollicitons pas et n'acceptons pas d'avantages indus de la part de nos partenaires.
Nous faisons également preuve de retenue lors de l'acceptation et de l'octroi de cadeaux et autres gratifications qui sont socialement usuels, conformes aux usages locaux et qui ne sont pas effectués dans le but d'influencer de manière inappropriée. Ceux-ci ne doivent en aucun cas être inappropriés ou conçus de manière à donner l'impression que le destinataire a été influencé dans sa prise de décision. En cas de doute, il convient de se concerter avec son supérieur. Une retenue particulière est de mise avec les fonctionnaires publics. Dans ce cas, il faut impérativement respecter les dispositions légales très strictes en vigueur dans le monde entier.
Les commissions et les rémunérations perçues par les commerçants, les intermédiaires ou les conseillers ne peuvent être versées que pour des services autorisés et effectivement fournis et doivent être proportionnées à ces services.
Les activités commerciales accessoires d'un collaborateur ne sont autorisées qu'après notification écrite à l'entreprise et dans la mesure où elles ne sont pas contraires aux intérêts légitimes de l'entreprise. Cela est tout particulièrement vrai concernant les activités accessoires pour des concurrents, des clients ou des fournisseurs ou pour des participations financières dans ces derniers. Si des membres de la proche famille sont engagés dans de telles activités ou participations, le service central des ressources humaines doit en être informé. Les conflits d’intérêt non divulgués peuvent porter préjudice à l'entreprise et entraîner des conséquences en matière de droit du travail pour le collaborateur concerné.
Nous séparons strictement les intérêts professionnels des intérêts privés et nous n’utilisons pas notre activité au sein du groupe d’entreprises Handtmann pour obtenir des avantages d’ordre privé. Les partenaires ne doivent pas être favorisés pour des raisons d'intérêt privé.
Nous respectons les dispositions en vigueur concernant le commerce transfrontalier. Cela concerne en particulier le respect des restrictions existantes en matière d’import et d’export, l’obtention des autorisations nécessaires et le paiement des droits de douane et impôts fixés. En cas d’incertitude, faire appel aux personnes chargées de l’exportation. Le respect de ces dispositions fait l'objet de contrôles réguliers de la part des autorités. En cas d’infractions, les responsables et l’entreprise risquent de graves sanctions.
Nous respectons toutes les dispositions légales en matière d'impôts et de subventions et nous n'aidons pas non plus à l'évasion fiscale ou à la fraude aux subventions.
Tous les collaborateurs doivent être conscients que le risque de détection des infractions fiscales est particulièrement élevé en raison des contrôles réguliers et minutieux effectués par les autorités fiscales.
Les soupçons conduisent très rapidement à l'intervention des autorités judiciaires.
Lors de la participation de clients ou de fournisseurs, des avis de contrôle sont envoyés à leurs autorités fiscales compétentes et inversement.
Il est souvent difficile d'évaluer les faits en matière de fiscalité ou de subventions. En cas de doute, il est nécessaire de faire appel au supérieur hiérarchique et/ou de demander des éclaircissements au service central des finances.
Nous veillons à ce que l’environnement de travail soit sûr. Il convient de respecter scrupuleusement les consignes de sécurité et de vérifier constamment leur efficacité. Les accidents, les dysfonctionnements ou les dangers ou nuisances considérés comme possibles doivent être immédiatement signalés et éliminés. Chaque cadre supérieur est responsable de la protection de ses collaborateurs et doit les instruire, former et surveiller en conséquence.
Nous assurons la protection de la santé sur le lieu de travail dans le cadre des dispositions nationales et internes à l'entreprise.
Nous utilisons les ressources naturelles avec parcimonie et nous nous efforçons de faire de même pour nos produits.
Nous avons de grandes exigences en ce qui concerne la qualité et la sécurité de nos produits et services.
Tous les acteurs du développement, de l'approvisionnement, de la production, de la distribution, du service après-vente et de l'administration doivent veiller à ce que tous les processus soient conformes aux directives internes de l'entreprise en matière de qualité et répondent au minimum aux normes fixées par les lois et réglementations internationales ou locales.
Nous contrôlons soigneusement nos produits et aidons nos clients à prévenir les dangers. Nous informons nos clients et prenons des mesures d’assistance lorsque nous avons connaissance de dangers découlant de nos produits.
Nous traitons les moyens d'exploitation avec soin et conformément à leur destination.
Les biens de l'entreprise, notamment les machines et les outils, ainsi que les systèmes d'information et de communication, y compris les ordinateurs personnels, les ordinateurs portables, les téléphones fixes et les téléphones mobiles, ne peuvent être utilisés à des fins privées ou sortis de l'enceinte de l'entreprise sans l'autorisation expresse de l'autorité compétente au sein de l'entreprise.
Au terme du projet, de la relation de travail, ou autre, la propriété de l’entreprise doit être remise à la disposition de l’entreprise.
Nous traitons les biens du groupe d'entreprises Handtmann de manière responsable. Il faut éviter les frais inutiles.
Nous prenons des décisions d’affaires sur la base d’analyses des chances et des risques commercialement compréhensibles. Dans ce cadre, nous tenons compte de l’intégrité de notre partenaire commercial.
En tant qu’entreprise technologique qui investit beaucoup dans la recherche et le développement, nous sommes particulièrement tributaires de la protection de nos inventions et de notre savoir-faire. Par conséquent, nous traitons les secrets commerciaux avec un soin particulier. Les informations confidentielles ne doivent pas parvenir à des tiers non autorisés. Cela est vrai aussi des informations confidentielles que nous recevons de nos partenaires commerciaux.
Les rapports internes et externes doivent être corrects et complets pour que le destinataire puisse se faire une idée correspondante. Dans ce cadre, nous nous en tenons à la présentation des faits et à un mode d'expression objectif.
Les documents qui sont nécessaires à des recherches internes ou à des enquêtes administratives en cours ou prévues ne doivent pas être détruits, éliminés ou modifiés.
Nous utilisons les données personnelles de nos collaborateurs et partenaires contractuels exclusivement aux fins pour lesquelles elles nous ont été confiées et nous les traitons en toute confidentialité. L’utilisation des données personnelles se fait exclusivement en accord avec les lois et réglementations locales correspondantes.
Selon la loi en vigueur, les violations des dispositions relatives à la protection des données sont passibles d'amendes élevées.
Ce code de conduite est contraignant pour tous les collaborateurs du groupe d’entreprises Handtmann à l’échelle mondiale. En cas de violation de ce code, de lois ou de directives internes, les collaborateurs doivent s’attendre à des conséquences appropriées, pouvant aller jusqu'à des mesures disciplinaires et liées au droit du travail. Ces violations peuvent également avoir des conséquences en matière de droit pénal et de responsabilité, qui peuvent mettre en danger l'existence de l'entreprise, mais aussi celle de l'employé à titre personnel. Afin de respecter notre engagement en faveur d'un comportement éthique, nous comptons sur le fait que chaque collaborateur - y compris les stagiaires, les personnes en formation, les travailleurs externes et les vacanciers - ainsi que toutes les parties prenantes (clients ou fournisseurs p. ex.) qui constatent une violation potentielle des règles de ce code de conduite, la signalent immédiatement.
Les responsabilités et les procédures relatives au traitement et à la protection des personnes qui signalent des violations du code de conduite (ci-après dénommées « informateurs ») sont définies comme suit :
Le premier interlocuteur de chaque collaborateur ayant des questions ou des incertitudes sur les principes de comportement est son supérieur hiérarchique. De plus, chaque collaborateur peut également s’adresser au comité d’entreprise ou au chargé de conformité. Par ailleurs, pour d’autres demandes ou pour signaler des infractions substantielles contre le code de conduite, un avocat externe est disponible en tant qu’interlocuteur à l’adresse e-mail compliance@handtmann.de. Un retour d'information sur la suite de la procédure est effectué en fonction de la situation, en tout cas au plus tard dans un délai de trois mois.
Les messages anonymes ne peuvent pas être traités de manière ciblée. Pour d’éventuelles demandes de précision et informations sur la suite de la procédure, le nom de l’informateur doit être indiqué à la première personne de référence. Les interlocuteurs et les chargés de conformité doivent traiter chaque prise de contact en toute confidentialité et les examiner sur-le-champ. Sur demande, l’identité peut ensuite être traitée de manière anonyme.
Tout collaborateur qui, en toute bonne foi, demande conseil ou signale un comportement répréhensible, remplit ainsi l'obligation qui lui incombe en vertu du code de conduite ; aucun collaborateur n'a à craindre de subir un préjudice de ce fait, sous réserve de sanctions pour violation du code de conduite.
Chaque entreprise du groupe d’entreprises Handtmann et chaque division sont responsables du respect du code de conduite et de toutes les règles fixées en interne.
Les sociétés de gestion en question, telles que la société Albert Handtmann Holding GmbH & Co. KG ou Handtmann Auslands-Beteiligungen GmbH ont un droit illimité d’information et de contrôle, dans la mesure où la loi ne s'y oppose pas.
Biberach, 11/07/2018
Direction, service des ressources humaines, comité d’entreprise du groupe
* « Dans l'intérêt d'une meilleure lisibilité, il n'y a pas de différenciation explicite dans les désignations de personnes en fonction du sexe. La forme masculine choisie inclut de manière équivalente une forme féminine adéquate. »